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6 documents essentiels à la bonne gestion de votre entreprise

De quels documents juridiques avez-vous besoin pour gérer votre entreprise? Apprenez-en plus sur ce dont vous avez besoin pour réussir.

Kaitlyn Eadie 14 juil. 2022 Lecture de 9 minutes

Les documents et les contrats sont essentiels à toute entreprise. Ils régissent les interactions entre une entreprise et ses employés, les autres entreprises, les membres du public et même en son propre sein. « Lorsque vous démarrez une entreprise, vous concluez beaucoup de contrats, probablement chaque jour, même si vous n’en avez pas toujours conscience », affirme Marina Mavridis, directrice générale de directLEGAL.ca, une entreprise qui offre des services juridiques abordables en direct et en ligne aux entreprises canadiennes.

On croit souvent à tort que les documents et les contrats – surtout ceux rédigés par des avocats – sont longs, compliqués et coûteux à élaborer. C’est aussi faux que l’idée selon laquelle vous pouvez vous en passer. Voici les six documents les plus importants que chaque propriétaire d’entreprise en démarrage doit avoir pour mener à bien ses activités.

Contrats de travail

Toute entreprise doit disposer de contrats de travail. Même une entreprise individuelle peut parfois embaucher des agents contractuels indépendants. La catégorie des contrats de travail comprend ceux destinés aux employés et aux stagiaires à temps plein ou à temps partiel, ainsi que ceux destinés aux agents contractuels indépendants. Lorsque vous embauchez une personne, peu importe son statut d’employé, vous devriez utiliser un contrat de travail. Lorsque vous embauchez un agent contractuel indépendant, vous devriez utiliser une convention de prestation de services ou une entente destinée à un agent contractuel indépendant.

« Ces types de contrats doivent absolument être préparés par un avocat pour vous éviter des maux de tête. Des contrats de travail mal rédigés peuvent avoir des répercussions financières et juridiques sur votre entreprise », dit Mavridis.

La Cour suprême du Canada a déclaré que les lois sur les normes d’emploi sont des lois correctives. Dans de nombreux cas, si un employé ou un agent contractuel indépendant dépose une plainte contre une entreprise, l’inspecteur présumera que l’entreprise a enfreint la loi, à moins que celle-ci puisse prouver le contraire. Avoir des contrats de travail adéquats est l’un des meilleurs moyens de protéger votre nouvelle entreprise.

Demandez à un avocat de les rédiger et de les passer en revue périodiquement pour les mettre à jour avec les lois fédérales et provinciales. Ils peuvent vous éviter bien des maux et même sauver votre entreprise.

Raisons pour lesquelles vous avez besoin de contrats de travail :

Ils établissent des attentes claires pour l’employeur et les employés
Ils permettent d’éviter ou d’atténuer des différends potentiels
Ils sont conformes aux lois sur les normes d’emploi
Ils sont conformes aux exigences en matière d’impôt sur le salaires

Éléments à inclure :

Description des tâches et des responsabilités
Montant de la paie
Quand et comment les paies sont versées
Droits de congés
Responsabilités hiérarchiques, structure d’entreprise
Durée de la relation d’emploi ou des services contractuels
Droits de cessation d’emploi

Ententes de confidentialité et de non-divulgation

Une entente de non-divulgation est une entente de confidentialité qui vise à protéger les renseignements auxquels les membres du public n’ont pas accès. Elle fait habituellement partie du contrat de travail ou elle est ajoutée à celui-ci. Elle peut aussi s’appliquer aux visiteurs de votre entreprise pour ajouter au niveau de protection.

« Une entente de non-divulgation vous aide à rester concurrentiel en protégeant vos renseignements », explique Mavridis. « Voyez-la comme le mot de passe de votre compte bancaire. Vous voulez qu’elle soit solide. »

Une entente de non-divulgation définit les renseignements considérés comme confidentiels au sein de votre entreprise. Elle énonce également les attentes de chaque partie afin de permettre une relation de confiance sur le plan de la confidentialité. Elle détaille la façon de traiter l’information pour éviter les erreurs et permet d’avoir des preuves écrites des conversations.

Éléments qui peuvent faire l’objet d’une entente de non-divulgation :

Secrets commerciaux (formules, recettes, processus)
Renseignements sur les clients et les fournisseurs
Renseignements sur l’entreprise, procédures opérationnelles et stratégies
Renseignements sur les produits et services, comme les procédures, l’emballage, l’équipement, les outils et les techniques
Données et résultats des tests
Renseignements sur les opérations et autres renseignements financiers
Propriété intellectuelle et information confidentielle, comme des formules secrètes, des renseignements de nature scientifique et des prototypes
Processus de fabrication et méthodes de production
Stratégies de vente et renseignements de marketing

Éléments à inclure :

Définition de « renseignements confidentiels »
Exclusions et restrictions
Obligations de la partie destinataire
Parties concernées
Utilisation permise ou interdite des renseignements par la partie destinataire
Période ou durée
Lois applicables

Vous devez obtenir des conseils juridiques lorsque vous établissez une entente de non-divulgation. Autrement, vous vous exposez à des problèmes, surtout compte tenu des nouvelles mesures législatives, comme la proposition de l’Ontario d’interdire les clauses de non-concurrence, ce qui permettrait aux employés d’aller travailler plus facilement pour des concurrents.

Accords de cession et de propriétés intellectuelles

Ces documents énoncent quelles personnes détiennent quels éléments de votre entreprise. Vous devez vous assurer d’être le propriétaire du travail que vos employés et agents contractuels accomplissent pour vous. Cela comprend notamment les technologies, les processus, les logiciels, les manuels, le contenu et tout le reste. Avant que vos employés ou agents contractuels accomplissent quelque travail que ce soit, vous devez conclure un accord de cession et de propriétés intellectuelles – parfois appelé cession de droit d’auteur – afin que le travail qu’ils font pour vous soit considéré comme le vôtre et demeure sous votre contrôle.

Protection de votre entreprise

Les contrats de travail sont l’un des premiers pas importants à faire pour protéger votre entreprise. Toutefois, de nombreux autres documents sont essentiels pour que vos activités continuent de progresser dans la bonne direction, avec le moins de maux de tête possible. Parmi ces documents, on retrouve notamment ceux qui visent à protéger votre propriété intellectuelle.

Marque de commerce

Lorsque vous enregistrez votre entreprise ou votre société, certaines protections sont inhérentes au nom retenu. Aucune autre personne soumise à la compétence territoriale de constitution ou d’enregistrement ne peut utiliser le même nom ou un nom semblable qui porte à confusion.

Une marque de commerce offre encore plus de protection juridique à votre marque. Vous pouvez enregistrer une marque de commerce pour le nom de votre entreprise, un mot, un slogan ou un logo, et son application s’étend à tout le pays. Vous pouvez enregistrer une combinaison précise d’images, de mots et d’autres identificateurs pour distinguer votre marque de toutes les autres. « Voyez cela comme une protection pour votre marque », dit Mavridis.

Les marques de commerce ne sont pas des brevets ni des droits d’auteur. Les brevets sont plus limités et protègent une idée précise et quantifiable. Les droits d’auteur sont encore plus limités et ne protègent que les œuvres originales.

Une marque de commerce est essentielle à toute nouvelle entreprise. Des personnes sans scrupules pourraient tenter de profiter de votre travail acharné en trompant les clients et en leur vendant des versions inférieures de vos produits ou services comme s’ils étaient les leurs. Il est important d’obtenir des conseils juridiques lorsque vous établissez votre ou vos marques de commerce afin de vous assurer que votre entreprise est adéquatement protégée et que vous ne portez pas atteinte à la propriété intellectuelle d’une autre personne.

Une fois votre marque de commerce établie, vous devez veiller à la faire respecter. Surveillez toute violation envers votre marque de commerce. Si vous en repérez une, agissez immédiatement avec l’aide de votre équipe juridique pour ne pas affaiblir ou possiblement perdre votre marque de commerce.

Interaction avec le public

Des documents précis sont nécessaires pour toute entreprise qui interagit avec le public. En général, ces documents se divisent en deux catégories : les politiques et les modalités.

Voyez les politiques comme les lois internes de l’entreprise. Les politiques régissent le fonctionnement interne de l’entreprise, comme les politiques en matière de santé et de sécurité en milieu de travail, et les politiques en matière d’éthique. Les politiques régissent également la façon dont l’entreprise interagit avec le public. Elles peuvent être aussi simples que les affiches « Pas de chandail, pas de chaussures, pas de service » dans les fenêtres des commerces. Elles peuvent aussi compter des centaines de pages. Selon la taille de l’entreprise, les exigences juridiques relatives aux politiques varient beaucoup et changent souvent.

Les modalités sont semblables, sans être identiques. Elles constituent des contrats entre l’entreprise et le public concernant l’utilisation des services. Elles s’apparentent souvent aux politiques. Par exemple, « Pas de chandail, pas de chaussures, pas de service » est à la fois une politique et les modalités selon lesquelles l’entreprise interagira avec le public.

Il est important qu’un avocat examine périodiquement vos politiques existantes et vous avise de toute nouvelle politique requise par la loi.

Comme le Web prend de plus en plus de place dans nos vies, les entreprises ont également suivi le mouvement. De nombreuses nouvelles entreprises ont maintenant uniquement une présence en ligne. Cette nouvelle réalité exige un nouvel ensemble de politiques et de modalités en matière de protection des renseignements personnels propres à l’utilisation du Web et des applications.

Politique en matière de protection des renseignements personnels

Une politique en matière de protection des renseignements personnels doit être facilement accessible sur le site Web ou l’application de votre entreprise. La politique en matière de protection des renseignements personnels doit toujours être la première chose – avec les modalités – que les nouveaux utilisateurs examinent lorsqu’ils s’inscrivent à votre application. Celle-ci informe vos utilisateurs de la façon dont vous recueillez et stockez leurs renseignements, et elle est juridiquement contraignante.

Vous devez absolument travailler avec un avocat lorsque vous rédigez votre politique en matière de protection des renseignements personnels. Il vous aidera à respecter toutes les obligations juridiques en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada et des lois provinciales équivalentes. Comme les systèmes de paiement en ligne requièrent une politique en matière de protection des renseignements personnels, sa rédaction représente une étape importante pour recevoir des paiements.

Elle doit comprendre l’objet de la collecte de renseignements, la façon dont ceux-ci seront collectés et la façon dont ils seront utilisés. Si le contenu est clair et facile à comprendre, vous établirez un lien de confiance avec vos utilisateurs. Ce domaine du droit est complexe en raison de nombreux facteurs, notamment l’âge des utilisateurs, les territoires de compétence et les enjeux relatifs aux droits de la personne. Il est essentiel de travailler avec un avocat spécialisé dans ce domaine pour vous assurer que toutes les données recueillies sur vos utilisateurs et vos clients sont conformes et protégées.

Modalités ou conditions d’utilisation

Les modalités d’utilisation de votre site Web ou de votre application sont essentiellement le contrat entre vous et l’utilisateur. Elles énoncent les règles, les lignes directrices et les conditions d’utilisation de votre site Web ou de votre application.

Les modalités exigent le consentement de l’utilisateur, que vous pouvez obtenir de deux façons. Vous pouvez indiquer qu’en utilisant le site Web, l’utilisateur accepte les modalités. L’utilisateur peut aussi cocher une case indiquant qu’il a lu et accepté les modalités.

Bien qu’elles ne soient pas exigées par la loi et qu’elles ne soient pas toujours exécutoires, les modalités contribuent à limiter la responsabilité juridique de votre entreprise des façons suivantes :

Elles protègent votre contenu ou vos logiciels
Elles informent les utilisateurs que vous êtes le propriétaire du contenu que vous produisez et établissent les limites d’utilisation du contenu
Elles permettent de contrôler votre base d’utilisateurs et vous donnent la possibilité de mettre fin à une utilisation abusive de votre site Web ou de votre application
Elles limitent votre responsabilité si votre site Web contient des renseignements erronés ou des erreurs
Elles fournissent des avis des lois applicables

Raisons pour lesquelles ces documents sont importants

Ces six documents constituent la force motrice de votre entreprise. Ils vous aident à mener vos activités en toute confiance, sachant que vous êtes protégé au mieux.

Toutefois, il est important de garder en tête que ces documents ne sont pas forcément exécutoires. S’ils ont été mal rédigés ou s’ils ne sont pas à jour, ils pourraient ne pas être applicables, ou même illégaux.

Traitez ces documents comme des assurances pour votre entreprise. Tout comme vous payez une assurance habitation pour protéger votre établissement, utilisez des documents juridiques appropriés pour protéger votre entreprise contre des poursuites coûteuses et des pénalités de réglementation.

À PROPOS
Kaitlyn Eadie

Kaitlyn Eadie est éditrice et rédactrice pigiste de la région du Grand Toronto. Elle possède de l’expérience en rédaction et en révision en langage clair dans les domaines de la médecine, du droit, des finances et de l’ingénierie. Elle a publié des ouvrages universitaires, créatifs et techniques. Avant de devenir pigiste, elle était rédactrice en chef de deux magazines canadiens.

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