Si vous possédez une petite société, vous en êtes peut-être l’unique propriétaire ou le copropriétaire avec une autre personne. « Bien qu’il puisse sembler ridicule ou accablant qu’une petite société doive produire tous ces documents, c’est le prix à payer pour pouvoir profiter des avantages d’être propriétaire d’une société par actions, à savoir un taux d’imposition moindre et le transfert des responsabilités », affirme Marina Mavridis, directrice générale de directLEGAL.ca, qui offre des services juridiques directs et abordables en ligne aux entreprises canadiennes.
Le non-respect des obligations juridiques peut nuire à votre société et entraîner des amendes et des intérêts sur les montants impayés. Plus sérieusement, cela peut aller à l’encontre de l’objectif même pour lequel vous l’avez établie. Les administrateurs ou les actionnaires pourraient être tenus personnellement responsables des actions ou des dettes de la société. Il peut s’agir de dettes dues à l’Agence du revenu du Canada (ARC), à des employés, à d’autres actionnaires et, dans certains cas, à des banques, à des fournisseurs et à d’autres parties concernées par les activités.
Une société par actions est une personne morale ayant les mêmes obligations fiscales et juridiques que tout individu. Cependant, contrairement à un individu, une société par actions ne peut agir seule. Il serait formidable de pouvoir laisser votre société s’occuper elle-même de remplir ses obligations annuelles, mais cette tâche incombe aux administrateurs et aux dirigeants.
« S’il s’agit de votre première année en tant qu’administrateur ou dirigeant d’une société, les obligations annuelles peuvent être intimidantes, indique Mme Mavridis. Cela est particulièrement le cas quand on tient compte des pénalités comme des intérêts sur les impôts ou la dissolution de l’entreprise que peut entraîner une non-conformité. Vous voulez que votre première année soit une réussite, et une partie de cette réussite repose sur la gestion des obligations annuelles avant qu’elles ne deviennent désuètes ou que leur date limite soit dépassée, et qu’elles n’entraînent des problèmes complexes et coûteux à régler. »
Les obligations annuelles d’une société par actions peuvent être divisées en deux catégories : les obligations financières, et les obligations juridiques et de tenue de registre. Bien qu’elles soient distinctes, l’une dépend de la bonne exécution de l’autre.