Maintenir une société par actions

Si vous possédez une petite société, vous en êtes peut-être l’unique propriétaire ou le copropriétaire avec une autre personne. « Bien qu’il puisse sembler ridicule ou accablant qu’une petite société doive produire tous ces documents, c’est le prix à payer pour pouvoir profiter des avantages d’être propriétaire d’une société par actions, à savoir un taux d’imposition moindre et le transfert des responsabilités », affirme Marina Mavridis, directrice générale de directLEGAL.ca, qui offre des services juridiques directs et abordables en ligne aux entreprises canadiennes.

Le non-respect des obligations juridiques peut nuire à votre société et entraîner des amendes et des intérêts sur les montants impayés. Plus sérieusement, cela peut aller à l’encontre de l’objectif même pour lequel vous l’avez établie. Les administrateurs ou les actionnaires pourraient être tenus personnellement responsables des actions ou des dettes de la société. Il peut s’agir de dettes dues à l’Agence du revenu du Canada (ARC), à des employés, à d’autres actionnaires et, dans certains cas, à des banques, à des fournisseurs et à d’autres parties concernées par les activités.

Une société par actions est une personne morale ayant les mêmes obligations fiscales et juridiques que tout individu. Cependant, contrairement à un individu, une société par actions ne peut agir seule. Il serait formidable de pouvoir laisser votre société s’occuper elle-même de remplir ses obligations annuelles, mais cette tâche incombe aux administrateurs et aux dirigeants.

« S’il s’agit de votre première année en tant qu’administrateur ou dirigeant d’une société, les obligations annuelles peuvent être intimidantes, indique Mme Mavridis. Cela est particulièrement le cas quand on tient compte des pénalités comme des intérêts sur les impôts ou la dissolution de l’entreprise que peut entraîner une non-conformité. Vous voulez que votre première année soit une réussite, et une partie de cette réussite repose sur la gestion des obligations annuelles avant qu’elles ne deviennent désuètes ou que leur date limite soit dépassée, et qu’elles n’entraînent des problèmes complexes et coûteux à régler. »

Les obligations annuelles d’une société par actions peuvent être divisées en deux catégories : les obligations financières, et les obligations juridiques et de tenue de registre. Bien qu’elles soient distinctes, l’une dépend de la bonne exécution de l’autre.

Coût :

• Le coût moyen à payer pour qu’un comptable prépare les états financiers et soumette les déclarations de revenus de sa petite entreprise au Canada est d’environ 2 500 $, plus les taxes et les frais de tenue de livres.
• Pour connaître les logiciels et la tarification, et pour demander une soumission, consultez la liste des logiciels certifiés de préparation de déclaration de revenus des sociétés sur le site Canada.ca Une nouvelle fenêtre s'affichera.

• Vous devez payer les impôts de votre société dans les trois mois suivant la fin de son exercice financier
• La pénalité financière pour non-production de la déclaration de revenus consiste en un taux d’intérêt de 5 % sur le montant d’impôt dû impayé, plus un taux supplémentaire de 1 % par mois pour chaque mois de retard.

Le défaut de produire ce document a des conséquences importantes. Si vous ne le produisez pas pendant deux ans, la société est automatiquement dissoute et peut perdre de nombreux droits connexes. À tout le moins, vous devrez payer des frais pour la remettre sur pied.

Si vous avez une société fédérale, vous devez produire deux déclarations annuelles : une auprès de la province où votre société est enregistrée et une autre auprès de Corporations Canada.

À quel moment et de quelle façon :

• Dans les 60 jours suivant la date anniversaire de la société.
• Par l’intermédiaire d’un fournisseur de services qui vous aide régulièrement à produire vos déclarations annuelles, ou en ligne au moyen du registre des sociétés auprès duquel votre entreprise est constituée en société ou est enregistrée.

• 12 $ pour les sociétés fédérales – en ligne
• 40 $ pour les sociétés fédérales – par la poste
• En moyenne 50 $ pour les sociétés provinciales – le prix dépend du territoire de compétence

La mise à jour annuelle de votre registre des procès-verbaux doit comprendre les renseignements suivants : 

• Résolutions annuelles : Les résultats de l’assemblée annuelle des actionnaires et des administrateurs où vous faites la réélection des administrateurs et ratifiez les états financiers et les autres résolutions nécessaires, le tout confirmé par écrit.
• Les modifications apportées à la liste des personnes qui exercent un contrôle important sur la société par actions, parfois appelées « registres de transparence ».
• Les modifications apportées aux renseignements sur la société qui n’ont pas été traitées au cours de l’année, comme un changement de siège social ou d’administrateurs. Les modifications doivent être enregistrées auprès de l’agent comptable des registres.
• Modification aux statuts de constitution
  • Modification du nom
  • Modification de l’organisation du capital social
  • Modification de toute disposition

• Les coûts varient d’un territoire de compétence à l’autre
• Le coût moyen pour des modifications de base est de 50 $
• Le coût moyen pour des modifications apportées aux statuts de constitution est de 100 $