Peut-on porter des dépenses personnelles à une carte d’entreprise?

Aucune loi n’interdit explicitement l’utilisation d’une carte de crédit d’entreprise pour des dépenses personnelles, tout comme il n’existe aucune règle contre l’utilisation d’une carte de crédit personnelle pour des dépenses d’entreprise. En fait, de nombreux propriétaires de PME commencent par utiliser leurs cartes personnelles pour effectuer des achats pour l’entreprise. Toutefois, la plupart des émetteurs de cartes de crédit incluent des modalités précises indiquant que les cartes d’entreprise sont destinées uniquement à des dépenses d’entreprise.

Bien qu’il soit peu probable que les émetteurs vérifient l’application de cette règle chaque fois ou pénalisent les utilisateurs pour des dépenses personnelles occasionnelles, une utilisation fréquente de la carte pour des dépenses personnelles pourrait entraîner le signalement de votre compte et l’émetteur pourrait choisir de le fermer.

Il faut aussi tenir compte des répercussions fiscales. Lorsqu’une entreprise souhaite déduire les frais annuels de la carte à titre de dépenses d’entreprise, la déduction s’applique uniquement au pourcentage utilisé pour l’entreprise. Si la carte est utilisée uniquement pour l’entreprise, la totalité des frais est déductible. Toutefois, si elle est utilisée pour des dépenses personnelles et d’entreprise, vous devrez probablement faire le suivi du pourcentage qui était lié à l’entreprise pour éviter des problèmes fiscaux et vous assurer de faire des déductions légitimes.

Bien que la séparation des dépenses personnelles et d’entreprise soit généralement une bonne idée, certaines personnes pourraient tout de même envisager d’utiliser leur carte de crédit d’entreprise pour effectuer des achats personnels de temps à autre. Une telle utilisation peut se produire pour diverses raisons.

Certaines cartes d’entreprise offrent d’importants multiplicateurs de primes dans des catégories de dépenses comme les voyages et le transport. À titre d’exemple, la carte Aventura^MD CIBC Visa* pour PME offre des primes plus élevées pour les voyages et le transport que sa contrepartie destinée aux particuliers, la carte Aventura^MD CIBC Visa Infinite*. Cela pourrait faire de la carte d’entreprise une option intéressante pour réserver des vols ou payer des séjours à l’hôtel, même pour un voyage personnel.

Dans certains cas, la démarcation entre dépenses personnelles et dépenses d’entreprise peut s’estomper. Par exemple, si vous participez à une retraite d’entreprise, mais que vous ajoutez quelques jours de vacances personnelles, il pourrait être difficile de séparer les deux types de dépenses. Toutefois, il est primordial de faire preuve de prudence. De nombreuses cartes d’entreprise, comme la carte Aventura CIBC Visa pour PME, précisent que ces multiplicateurs plus élevés sont conçus pour les dépenses d’entreprise seulement. Vous devez donc vous assurer que les frais de voyage sont liés à des voyages d’affaires plutôt qu’à des escapades personnelles.

Mélanger les frais d’entreprise et les frais personnels sur une carte de crédit d’entreprise présente des inconvénients indéniables. Il devient plus compliqué de trier vos relevés de carte de crédit d’entreprise à la période des impôts si vous effectuez régulièrement des achats personnels. Vous devrez soigneusement séparer les dépenses déductibles des dépenses personnelles, ce qui pourrait nécessiter plus de temps et d’efforts, et toute erreur pourrait entraîner des problèmes avec l’Agence du revenu du Canada.

Mélanger les dépenses peut aussi créer de la confusion lors de la gestion des finances. À titre d’exemple, si vous tentez d’évaluer votre flux de trésorerie mensuel pour les activités de l’entreprise, les dépenses personnelles pourraient assombrir l’exactitude de vos dépenses d’entreprise, ce qui pourrait compliquer la planification et nuire à son efficacité.

Bien qu’il soit peu probable que des frais personnels occasionnels portés à votre carte de crédit d’entreprise entraînent de graves conséquences, il est préférable de séparer les dépenses personnelles et les dépenses d’entreprise, dans la mesure du possible.

Voici quelques stratégies qui vous aideront à gérer efficacement les finances de votre entreprise :

• Respecter les pratiques exemplaires : l’utilisation d’une carte de crédit d’entreprise réservée aux dépenses d’entreprise peut permettre de gagner du temps, de réduire la confusion et d’offrir un soutien en matière de tenue de livres organisée et exacte.
• Utiliser des outils de suivi des dépenses : de nombreuses cartes de crédit d’entreprise, comme celles assorties du service Visa Spend Clarity, offrent des outils en ligne pour simplifier le suivi et la catégorisation des dépenses. Ces outils pourraient vous aider à avoir une vue d’ensemble de l’utilisation de votre argent.
• Établir des politiques : si vous êtes propriétaire d’entreprise et que vous avez des employés, veillez à leur communiquer toute directive prévoyant que les cartes d’entreprise ne doivent être utilisées que pour des dépenses d’entreprise. Établir des attentes claires peut faciliter le respect de ces limites.
• Passer en revue les relevés régulièrement : prenez un moment chaque mois pour passer en revue vos relevés de carte de crédit et vérifier que chaque opération correspond à des dépenses liées à l’entreprise. Cette habitude pourrait vous éviter des problèmes plus tard et vous préparer pour la période des impôts.

Bien que l’utilisation d’une carte de crédit d’entreprise pour des dépenses personnelles ne conduirait pas à une violation des lois, elle n’est habituellement pas recommandée en raison des problèmes potentiels de fiscalité et de gestion financière qu’elle pourrait engendrer. En maintenant une distinction, vous serez probablement mieux outillé pour gérer vos flux de trésorerie, organiser vos finances et vous assurer que votre entreprise reste sur la bonne voie.